Jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym? Jeśli biuro rachunkowe prowadzące Twoją księgowość nienależycie wywiązuje się z powierzonych mu obowiązków – nie należy zwlekać z jego zmianą, tylko w trosce o własne finanse – jak najszybciej przenieść się do innego biura rachunkowego.
Wstęp
Aby tego dokonać, należy najpierw pisemnie wypowiedzieć umowę o świadczenie usług księgowych w starym biurze rachunkowym. Dla ułatwienia sporządzenia takiego dokumentu przygotowaliśmy dla Ciebie gotowy do wypełnienia wzór wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym, który pobierzesz poniżej:
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wzór
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wzór
*po wypowiedzeniu umowy należy dopełnić jeszcze kilku innych formalności, ale o nich dowiesz się w dalszej części artykułu.
Umowa o świadczenie usług z biurem rachunkowym
Każde biuro rachunkowe, które zamierza świadczyć usługi księgowości, musi przed podjęciem współpracy podpisać z przedsiębiorcą stosowną umowę (będzie to umowa B2B, czyli business to business).
Oprócz umowy, biuro księgowe powinno podpisać z przedsiębiorcą umowę o powierzenie danych osobowych, powołując się na wymagania stawiane przez GIODO.
Jeszcze innym dokumentem, jaki powinien otrzymać do podpisania przedsiębiorca, jest pełnomocnictwo do składania zaznań podatkowych, aby księgowa mogła reprezentować nas przed urzędem skarbowym.
Natomiast umowa o świadczenie usług księgowych sama w sobie to zbiór praw i obowiązków stron umowy, do których wypełniania obie strony się zobowiązują.
Oprócz praw i obowiązków umowa powinna zawierać takie informacje jak:
- data podpisania umowy,
- czas trwania umowy,
- zakres świadczonych usług,
- zobowiązania biura rachunkowego,
- warunki wypowiedzenia umowy,
- konsekwencje związane z przedterminowym rozwiązaniem umowy,
- wynagrodzenie,
- ubezpieczenie biura rachunkowego (polisa),
- spis załączników.
Jak napisać wypowiedzenie umowy księgowej?
Skuteczne wypowiedzenie umowy otwiera nam drogę do zmiany biura rachunkowego, bez prawidłowo sporządzonego wypowiedzenia nie da się rozwiązać umowy współpracy i w świetle prawa nadal będziemy zobligowani do płacenia za usługi księgowe w „starej” księgowości.
Aby pismo spełniło wymagania formalne, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na zawarte w wypowiedzeniu wszystkie niezbędne dane, a także prawidłowo sformułowaną klauzulę oświadczenia, w której jasno wyrażamy chęć zakończenia współpracy z biurem rachunkowym.
Dalej, kolejnym niezmiernie ważnym elementem pisma wypowiadającego umowę przy zmianie biura rachunkowego będzie prośba/żądanie zwrotu wszystkich należących do nas dokumentów, a także innych pism księgowych, które zostały wygenerowane przez poprzednie biuro rachunkowe, będą to np.:
- złożone już deklaracje podatkowe,
- księgi podatkowe,
- deklaracje rozliczeniowe ZUS,
- i inne dokumenty księgowe.
Sporządzając wypowiedzenie, z pewnością przyda Ci się przygotowany przez nas wzór wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym, w którym znalazły się m.in.:
- data i miejsce sporządzenia wypowiedzenia,
- dane klienta oraz biura rachunkowego,
- oświadczenie woli wypowiedzenia umowy,
- data zawarcia i numer wypowiadanej umowy,
- data zakończenia umowy uwzględniająca okres wypowiedzenia,
- wzór żądania zwrotu dokumentów księgowych,
- podpis klienta.
Nasz wzór wypowiedzenia usług księgowych zawiera również wezwanie do zwrotu wszystkich dokumentów, które przekazaliśmy do biura rachunkowego i które są niezbędne do kontynuacji rozliczeń w nowym biurze rachunkowym.
Biura rachunkowe nie robią żadnych problemów z wypełnieniem tej prośby, ponieważ taka jest właśnie specyfikacja branży usług księgowych i każde biuro księgowe zaznajomione jest z tego typu postępowaniem.
Zresztą w umowie z biurem rachunkowym powinien widnieć zapis dotyczący zwrotu dokumentów przy zmianie biura rachunkowego.
Dokumenty przy zmianie biura rachunkowego
Jako odchodzący od biura rachunkowego klient – powinniśmy otrzymać wszystkie dokumenty z ostatnich 5 lat, mowa o takich dokumentach jak np.:
- faktury,
- deklaracje podatkowe,
- deklaracje ZUS,
- ewidencja środków trwałych,
- ewidencja wyposażenia,
- ewidencja przebiegu samochodów,
- potwierdzenia zapłaty należności wobec ZUS i US,
- dokumenty kadrowo-płacowe,
- itd.
Jeśli natomiast wypowiedzenie umowy z księgową dotyczy spółki z.o.o., komandytowej lub cywilnej, to ze względu na pełną księgowość i nieco więcej komplikacji, umowę najwygodniej będzie zerwać wraz z nadejściem końca okresu rozliczeniowego.
Nowe biuro rachunkowe powinno sprawdzić, czy dokumenty są kompletne i czy są wystarczające ze względu na charakter prowadzonej działalności klienta.
Ostatnim krokiem będzie zgłoszenie nowego biura rachunkowego do urzędu skarbowego, odwołanie pełnomocnictwa dla starego biura i dokonanie zmian w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej).
Każda zmiana biura rachunkowego w CEIDG z dokumentu pierwotnego musi być zaktualizowana. Oznacza to tyle, że przy zmianie danych biura rachunkowego trzeba złożyć druk CEIDG-1, wprowadzając dane nowego biura księgowego.
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym – terminy
Umowa o świadczenie usług księgowych to tradycyjna umowa o świadczenie usług, zatem zastosowanie przy wypowiadaniu takiej umowy będą mieć art. 750, oraz art. 746 Kodeksu cywilnego.
Dlatego, zanim zdecydujemy się na złożenie wypowiedzenia umowy z biurem księgowym, powinniśmy najpierw sięgnąć do podpisanej kiedyś umowy, w której jasno określono warunki wypowiedzenia, terminy i ewentualne inne wymagania, które należy spełnić, rozwiązując współpracę z biurem rachunkowym.
Na szczęście w większości biur rachunkowych stosuje się w umowach zapis mówiący o możliwości natychmiastowego rozwiązania umowy, jeśli biuro rachunkowe nie wywiązuje się należycie ze swoich obowiązków.
Oczywiście zapis o natychmiastowym rozwiązaniu umowy stosuje się także w drugą stronę, czyli jeśli my, jako klienci biura rachunkowego nie wywiązujemy się ze swoich obowiązków (np. nie dostarczamy na czas faktur za poprzedni miesiąc), to biuro rachunkowe także może zagrozić nam wypowiedzeniem umowy.
Co jeśli w umowie nie ma zapisu dotyczącego natychmiastowego rozwiązania umowy? Wtedy możliwe będzie wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym na zasadach ogólnych:
- Wypowiedzenie umowy zawartej na czas określony – najczęściej są to 3 miesiące ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
- Wypowiedzenie umowy zawartej na czas nieokreślony – na miesiąc naprzód w pierwszym roku, na dwa miesiące naprzód w drugim roku i trzy miesiące naprzód w trzecim roku i latach następnych.
Źródło:
Art. 764 Kodeks cywilny
§ 1. Umowa zawarta na czas nieoznaczony może być wypowiedziana na miesiąc naprzód w pierwszym roku, na dwa miesiące naprzód w drugim roku oraz na trzy miesiące naprzód w trzecim i następnych latach trwania umowy. Ustawowe terminy wypowiedzenia nie mogą być skracane.
Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Działalność gospodarcza lub firma, którą prowadzimy – to nasz główne i często jedyne źródło utrzymania, dlatego ciężko wyobrazić sobie sytuację, w której narażamy swoją karierę i finanse (dzięki którym utrzymujemy się) – na dotkliwe kary finansowe, a niekiedy nawet na przymusowe zamknięcie działalności i konsekwencje karno-skarbowe, jeśli poprzednia księgowość kolokwialnie mówiąc: poważnie „namieszała w papierach„, narażając Skarb Państwa na straty.
Na szczęście, zmiany księgowości można dokonać w każdym momencie prowadzenia działalności, najłatwiej jednak zmiany takiej dokonać pod koniec roku podatkowego, czyli na przełomie stycznia i grudnia.
Jeśli jednak biuro rachunkowe nie wywiązuje się należycie ze swoich obowiązków, narażając nas na różne konsekwencje, począwszy od finansowych, poprzez karno-skarbowe, czy też narażające nas na zamknięcie firmy i utratę płynności finansowej – z taką zmianą nie należy czekać ani jednego dnia i od razu złożyć wypowiedzenie umowy!
Spójność prowadzenia dokumentacji księgowej musi stać na najwyższym poziomie, a rok podatkowy powinno zamknąć się bez jakichkolwiek niedociągnięć i zaległości.
Podsumowanie
Jak zmienić biuro rachunkowe w 4 krokach? Oto krótka instrukcja:
- Decyzja o wypowiedzeniu umowy z księgowością.
- Zobowiązanie biura rachunkowego do oddania dokumentów.
- Podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym.
- Aktualizacja CEiDG, odwołanie starego pełnomocnictwa i nadanie nowego.
Jeśli więc komunikacja z księgowym/księgową jest utrudniona, nie mają dla Ciebie czasu, nie otrzymujesz informacji o stanie finansów Twojej firmy, nie otrzymujesz informacji o wysokości podatku bądź składkach ZUS, a ponadto masz utrudniony dostęp do swoich dokumentów, lub często są gubione, to najwyższy czas na zmianę biura rachunkowego!
Mam nadzieję, że przygotowany przez nas wzór pisma o rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym znacznie ułatwi Ci procedurę zmiany.
Podobne:
- Urząd Skarbowy donos WZÓR na nielegalny wynajem mieszkania
- Aneks do umowy najmu Zmiana właściciela – WZÓR
- Wzór pisma odwołania od decyzji KRUS – PDF i DOC
- Jak napisać wniosek o przyspieszenie podłączenia prądu? WZÓR
- Pismo do zarządcy nieruchomości o usunięcie usterki WZÓR
- Podanie o przeniesienie licznika energii elektrycznej WZÓR
- Podwyższenie czynszu o wskaźnik inflacji wzór pisma
- Pozwolenie na montaż klimatyzacji w bloku WZÓR
