Jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym? Przyczyną chęci zmiany biura rachunkowego bywają błędy i nieścisłości w dokumentach, brak dążeń do optymalizacji kosztów czy nieporozumienia na tle kwestii dowozu dokumentów.
Wstęp
Niezależnie od tego, czy powodem zmiany usługodawcy jest długotrwałe niezadowolenie z poziomu świadczonych usług, czy jednorazowy problem, decyzję o wypowiedzeniu umowy z biurem rachunkowym najlepiej podjąć na przełomie roku rozliczeniowego, choć absolutnie nie jest to konieczność.
W jaki sposób zmienić biuro rachunkowe zgodnie z przepisami? Najważniejsze jest skuteczne i pisemne wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym, aby ułatwić Ci sporządzenie takiego wypowiedzenia, przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór:
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wzór
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wzór
Kiedy można zmienić biuro rachunkowe?
Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym może nastąpić w dowolnym momencie. Nie ma znaczenia, czy jest to początek, koniec czy środek roku podatkowego.
Warto pamiętać jednak, że najlepszą chwilą na zmianę jest moment zamknięcia okresu rozliczeniowego, który wiąże się ze złożeniem deklaracji podatkowych i opłaceniem podatku.
Z reguły większość przedsiębiorców decyduje się rozwiązać umowę z księgowym na początku roku podatkowego.
Pozwala to bowiem zachować spójność prowadzenia dokumentacji, co jest szczególnie istotne dla większych firm, którym trudno może być, zorientować się w sytuacji, kiedy sposób prowadzenia dokumentacji zmieni się w ciągu roku.
Należy również zdawać sobie sprawę z faktu, że wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wiąże się z okresem wypowiedzenia. Zmiana biura z reguły nie jest możliwa z dnia na dzień.
Przedsiębiorca musi zwykle odczekać nawet 3 miesiące na formalne zakończenie współpracy. Może jednak wcześniej zawrzeć umowę z nowym biurem, która zacznie obowiązywać w dniu rozwiązania tej wypowiedzianej.
Jak wypowiedzieć umowę z biurem rachunkowym?
Jak zostało już wspomniane, wypowiedzenie umowy księgowej może nastąpić w dowolnym momencie, jednak w większości przypadków po rozwiązaniu umowy obowiązywać będzie okres wypowiedzenia – najczęściej trzymiesięczny.
Zanim stosunek prawny i zakres świadczonych usług pomiędzy przedsiębiorcą a biurem przestanie obowiązywać, przedsiębiorca (np. JDG) powinien znaleźć nowe biuro księgowe, z którym podpisze nową umowę o świadczenie usług księgowych, aby zachować ciągłość księgowania.
Wypowiedzenie usług księgowych należy poprzedzić dokładnym zapoznaniem się z paragrafami obowiązującej umowy.
Niektóre kontrakty tego typu zawierają zapisy mówiące o braku kosztów rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym lub wręcz przeciwnie – o karach umownych za jej przedwczesne rozwiązanie.
Często stosowane są zapisy, które mówią, że rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym w trybie natychmiastowym możliwe jest jedynie w przypadku niewykonywania obowiązków przez jedną ze stron.
Jeśli rozwiązanie umowy wiąże się z okresem wypowiedzenia, to w przypadku kontraktów zawartych na czas określony, dokument powinien wyznaczać dokładny termin wypowiedzenia.
W sytuacji, kiedy mamy do czynienia z umową zawartą na czas nieokreślony, okres wypowiedzenia może nie być ustalony umownie, ale informacje na temat terminu wypowiedzenia znajdziemy w Kodeksie cywilnym (artykuł 764), zgodnie z którym:
Umowa zawarta na czas nieoznaczony może być wypowiedziana na miesiąc naprzód w pierwszym roku, na dwa miesiące naprzód w drugim roku oraz na trzy miesiące naprzód w trzecim i następnych latach trwania umowy. Ustawowe terminy wypowiedzenia nie mogą być skracane.
Jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem księgowym?
Wypowiedzenie umowy o prowadzenie księgowości – niezależnie czy chodzi o umowę zawartą z księgową, czy z biurem księgowym – musi mieć formę pisemną i powinno zawierać określone elementy, z których najważniejsza jest data, od której liczymy obowiązujący okres wypowiedzenia.
Przy sporządzeniu tego typu pisma pomocny będzie przygotowany przez nas wzór wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym, który zawiera:
- miejsce i datę,
- dane klienta,
- dane biura/księgowej,
- stosowne oświadczenie woli wypowiedzenia umowy,
- numer i datę zawarcia wypowiadanej umowy,
- datę zakończenia współpracy z uwzględnieniem okresu wypowiedzenia,
- żądanie zwrotu dokumentów,
- podpis klienta.
Wzór wypowiedzenia usług księgowych przewiduje też złożenie oficjalnego wezwania do przekazania dokumentów, ponieważ firma powinna przechowywać je zarówno w formie elektronicznej jak i pisemnej.
Jakie dokumenty przy zmianie biura rachunkowego?
Przy zmianie księgowości często konieczne staje się sprawdzenie wszystkich dokumentów, co może trwać nawet kilka miesięcy.
Warto jednak zlecić dokładną kontrolę dokumentacji nowemu biuru, zwłaszcza jeśli przyczyną rozwiązania poprzedniej umowy było niezadowolenie wynikłe z błędów i nieścisłości w dokumentach.
Od starego biura rachunkowego klient powinien otrzymać dokumenty księgowe z okresu obejmującego co najmniej 5 lat wstecz, a wśród nich:
- deklaracje podatkowe i deklaracje ZUS,
- ewidencję środków trwałych,
- ewidencję faktur,
- ewidencję wyposażenia,
- ewidencję przebiegu pojazdów,
- ewidencję wartości niematerialnych i prawnych,
- rejestr VAT, wyciągi bankowe, dokumenty kadrowo-płacowe,
- księgi podatkowe, zebrane umowy i potwierdzenia zapłaty należności.
Jeśli wypowiedzenie umowy z księgową dotyczy spółki lub innego podmiotu prowadzącego pełną księgowość, to umowę najlepiej rozwiązać wraz z końcem okresu rozliczeniowego, przekazać nowej firmie wszystkie dokumenty do kontroli, a następnie zgłosić biuro rachunkowe do urzędu skarbowego, czyli odwołać stare pełnomocnictwa i sporządzić nowe.
Zmianę biura rachunkowego należy zgłosić także w CEDIG, bowiem rejestr ten zawiera informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz o miejscu przechowywania dokumentacji.
Przedsiębiorca ma 7 dni na aktualizację wpisu, licząc od dnia nastąpienia zmiany.
Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Przyczyny zmiany biura rachunkowego bywają różne, jednak najczęściej wymienia się wśród nich:
- błędy i nieścisłości w rozliczeniach oraz brak odpowiedzialności za wykryte pomyłki,
- brak reprezentacji przed urzędami: deklaracje rozliczeniowe ZUS i US,
- brak wsparcia merytorycznego, czyli wyjaśniania kwestii księgowych,
- konieczność osobistego dostarczania dokumentów,
- brak bieżącego informowania o sprawach finansowych firmy,
- i ogólne niewywiązywanie się z zobowiązania biura rachunkowego.
Świadczone usługi księgowe powinny gwarantować klientowi pełną satysfakcję. Jeśli jest inaczej, nie warto zwlekać ze zmianą usługodawcy – w końcu do wyboru mamy wiele konkurencyjnych ofert.
Podsumowanie
Na wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym o prowadzenie ksiąg rachunkowych zawsze jest dobra pora jeśli tylko z jakichś przyczyn nie układa nam się współpraca.
Nie trzeba więc czekać do końca roku kalendarzowego, by znaleźć nowe, lepsze, a może i nawet tańsze lub przyjaźniejsze biuro rachunkowe.
Najczęściej zmiana biura rachunkowego podyktowana jest nie choćby ceną usług, a bardziej wynikiem kontroli skarbowej lub notorycznym pojawianiem się niedociągnięć i pomyłek ze strony biura rachunkowego.
Chaotycznie i nierzetelnie prowadzona dokumentacja jest solidną podstawą, by rozwiązać umowę o świadczenie usług księgowych ze skutkiem natychmiastowym, tym bardziej że urząd skarbowy może nałożyć na nas finansową karę.
Biura rachunkowe, które tracą w ten sposób swoich klientów, nie działają na rynku usług księgowych zbyt długo, bowiem negatywne opinie na ich temat rozchodzą się wśród przedsiębiorców z prędkością błyskawicy.
Nie warto więc czekać z wypowiedzeniem umowy o świadczenie usług księgowych do końca roku, tylko jak najszybciej pozostawić nierzetelne biuro księgowe, by z kolei nie narażać się na kolejne grzywny z urzędu skarbowego.
Podpisując umowę z biurem rachunkowym przedsiębiorca powinien oczekiwać usługi na najwyższym poziomie! jeśli takiej usługi nie otrzymujesz, warto bez zbędnej zwłoki złożyć wypowiedzenie umowy (czas trwania umowy nie ma wtedy nic do rzeczy).
Generalnie podpisanie umowy z biurem rachunkowym powinno być dla nas dużym ułatwieniem – jej zawarcie umożliwia przedsiębiorcy skoncentrowanie się na prowadzeniu biznesu! Jeśli jednak widać na horyzoncie coraz więcej problemów z księgowością – nie należy zwlekać…
Każdy przedsiębiorca, któremu zależy na jego biznesie, obowiązki związane ze sprawami podatkowymi powierza specjalistom
Warto przeczytać:
- Wypowiedzenie umowy dzierżawy gruntu za porozumieniem stron WZÓR
- Wniosek o wykreślenie zmarłego właściciela z księgi wieczystej WZÓR
- Podwyższenie czynszu o wskaźnik inflacji wzór pisma
- Umowa na ułożenie Kostki Brukowej? WZÓR
- Wniosek o usunięcie słupa telefonicznego WZÓR
- Zgłoszenie zalania mieszkania do spółdzielni WZÓR
